Передавайте все справки под роспись. Составьте импровизированную таблицу "документ-дата передачи-ФИО - подпись" и заставляйте человека, принимающего справки расписываться о принятии. Будут сопротивляться - высылайте заказными (или еще надежней - ценными) письмами. Всегда оставляйте себе копии передаваеммых документов.