10 ноября 2008 Страховая компания Страховая компания 611 сообщает

В «Службе страхования 611» введена новая система документооборота

В «Службе страхования 611» введена новая система документооборота, соответствующая принципам построения процессно-ориентированного бизнеса.
Задача создания новой системы документооборота была поставлена перед управлением аналитики и стратегического развития компании еще в начале года. Цели такой реорганизации:

– уменьшение продолжительности процесса обработки документов для сокращения сроков страховых выплат;

– снижение объемов операционных затраты и количества ошибок в документообороте компании. 

Чтобы проанализировать путь документов в компании, к каждому из них прикреплялся маршрутный лист. В нем сотрудники, работающие с бумагами, ставили отметки о выполненной работе.  
На следующем этапе реорганизации документы были сегментированы на три категории:

– документы, с которыми можно работать в электронном виде и которые не требуют распечатки – например, служебная записка;

– документы, на которых необходима подпись, но их согласование возможно в электронной форме – например, проект договора;

– документы, маршрутизация которых проводится только на бумажных носителях – например, доверенности. 

Все документы теперь регистрируются в компании в информационной системе Eventum. Инициатор запроса при регистрации указывает так называемый маршрут документа: категорию и список лиц, участвующих в его обработке (согласование, утверждение, выполнение, ознакомление). Система Eventum фиксирует все этапы документооборота, это дает возможность каждому сотруднику компании в любой момент узнать о степени готовности интересующего его документа. 

По словам начальника управления аналитики и стратегического развития Павла Сущенко, реорганизация документооборота позволила уменьшить операционные издержки компании путем выявления сложных цепей обращения документов. Кроме того, снизилось количество утерянных документов и сократилось время их согласования. Например, процесс согласования служебной записки сократился с пяти дней до нескольких часов.  

Как считает председатель правления «Службы страхования 611» Юрий Калениченко, новая система документооборота позволила выявить лишние действия, совершаемые в компании, и обозначить те процессы, которые требуют дальнейшего совершенствования. Следующим этапом модернизации документооборота будет реорганизация процесса учета.
Источник: пресс-служба СК Страховая компания 611